Zeiterfassung im Handwerk: Pflicht, Praxis und die passende Software

Zeiterfassung im Handwerk ist Pflicht: Der Europäische Gerichtshof (Urteil vom 14.05.2019, C-55/18) und das Bundesarbeitsgericht (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21) verpflichten Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit systematisch zu erfassen. Eine gesetzliche Detailregelung steht weiterhin aus, die Pflicht gilt trotzdem schon heute. Zugleich braucht jeder Betrieb die Stunden je Auftrag, um Angebote nachzukalkulieren und sauber abzurechnen. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage, zeigt, warum Stundenzettel auf Papier scheitern, und beschreibt, was eine Zeiterfassung App auf der Baustelle können muss, damit aus erfassten Zeiten ohne Abtippen eine Rechnung wird.

Die Rechtslage: Was EuGH und BAG von Handwerksbetrieben verlangen

Viele Betriebe glauben, die Zeiterfassung sei nur für Überstunden oder für den Mindestlohn relevant. Das war einmal. Zwei Entscheidungen haben die Lage grundlegend verändert.

Das EuGH-Urteil vom 14.05.2019 (C-55/18)

Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen wird. Hintergrund ist die Arbeitszeitrichtlinie: Ohne Erfassung lassen sich Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten nicht kontrollieren. Der EuGH hat den Mitgliedstaaten Spielraum bei der Ausgestaltung gelassen, etwa nach Branche oder Betriebsgröße.

Der BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21)

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe für Deutschland konkretisiert. Nach Auffassung des Gerichts folgt bereits aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Die Pflicht besteht also unabhängig davon, ob der Gesetzgeber das Arbeitszeitgesetz noch anpasst. Ein Gesetzentwurf für eine Detailregelung wurde diskutiert, verabschiedet ist bislang nichts. Betriebe sollten sich deshalb nicht auf Übergangsfristen verlassen, sondern jetzt handeln.

Was für Ihren Betrieb konkret folgt

Aus den beiden Entscheidungen und den bestehenden Gesetzen ergibt sich ein klarer Rahmen. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung, die wichtigsten Punkte sind aber unstrittig:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen für jeden Beschäftigten erfasst werden, Pausen und Überstunden eingeschlossen.
• Die Form ist nicht vorgeschrieben. Papier ist zulässig, eine elektronische Erfassung ebenso. Das System muss aber objektiv, verlässlich und zugänglich sein.
• Die Erfassung darf an die Beschäftigten delegiert werden. Die Verantwortung für das System und für die Kontrolle bleibt beim Arbeitgeber.
• Nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz ist die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
• Für Betriebe des Baugewerbes und weitere in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannte Branchen gilt zusätzlich § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Prüfen Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Innung, ob Ihr Betrieb darunter fällt.

Wer heute noch gar nicht erfasst, hat ein Problem, das bei der nächsten Prüfung durch den Zoll oder bei einem Streit vor dem Arbeitsgericht sichtbar wird. Wer auf Papier erfasst, erfüllt die Pflicht formal, kämpft aber mit den Schwächen, die der nächste Abschnitt beschreibt.

Warum Stundenzettel auf Papier scheitern

Der Papier-Stundenzettel hat im Handwerk eine lange Tradition. Er ist billig, jeder versteht ihn, und er braucht keinen Akku. Trotzdem scheitert er in der Praxis fast immer an denselben drei Stellen.

Nachträge statt Erfassung

Auf der Baustelle wird gearbeitet, nicht geschrieben. Der Zettel wird abends im Auto oder am Freitag für die ganze Woche ausgefüllt. Was dabei entsteht, ist keine Erfassung, sondern eine Erinnerung. Pausen werden geschätzt, Fahrtzeiten vergessen, der Wechsel zwischen zwei Aufträgen am selben Tag landet komplett bei dem Auftrag, der gerade im Kopf ist. Ein System, das die Arbeitszeit im Sinne des EuGH misst, muss zeitnah arbeiten.

Lesbarkeit und fehlende Angaben

Handschrift bei Regen, Öl auf dem Papier, abgekürzte Kundennamen, die nur der Monteur selbst entziffern kann. Im Büro beginnt dann das Rätselraten: Welcher Auftrag war „Müller, Keller"? War die 1 eine 7? Fehlt die Pause, oder wurde sie nicht gemacht? Jede Rückfrage kostet zwei Personen Zeit, und oft ist der Monteur schon auf der nächsten Baustelle.

Übertragung ins Büro

Selbst ein perfekt ausgefüllter Zettel muss abgetippt werden: in die Lohnabrechnung, in die Rechnung, in die Nachkalkulation. Drei Systeme, dreimal Tippen, dreimal Fehlerquelle. Und weil das Abtippen Zeit braucht, liegt der Zettel erst einmal auf dem Stapel. Die Rechnung geht Wochen nach der Leistung raus, die Liquidität leidet, und wenn der Kunde eine Position bestreitet, erinnert sich niemand mehr an den Tag.

Anforderungen an eine Zeiterfassung App auf der Baustelle

Nicht jede Zeiterfassung passt zum Handwerk. Ein Bürobetrieb kommt mit Kommen und Gehen aus. Ein Elektro-, SHK- oder Bauunternehmen braucht mehr, weil die Zeit nicht nur dem Mitarbeiter, sondern auch dem Auftrag gehört. Achten Sie bei der Auswahl auf diese Punkte:

• Erfassung am Handy ohne Schulung. Kommen, Gehen, Pause, Auftrag wechseln. Mehr darf der Monteur nicht sehen müssen. Wer nach zwei Tagen wieder zum Zettel greift, hat die falsche App.
• Projektzeit je Auftrag. Jede Stunde wird einem Auftrag und damit einem Kunden zugeordnet. Nur so entsteht später ein Stundennachweis, den der Kunde akzeptiert.
• Eine Erfassung, zwei Sichten. Die Arbeitszeit für das Arbeitszeitgesetz und die Projektzeit für die Rechnung sind zwei Sichten auf dieselben Daten. Beide müssen aus einer Erfassung entstehen, nicht aus zwei.
• Stundennachweise auf Knopfdruck. Für den Kunden, für das Lohnbüro, für die Prüfung. Je Mitarbeiter, je Auftrag, je Zeitraum.
• Anschluss an die Abrechnung. Erfasste Zeiten sollen ohne Abtippen in die Buchhaltung gelangen. Dazu gleich mehr.
• Datenschutz. Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Hosting in Deutschland und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO sind die Mindestanforderung.

Das Zeiterfassungsmodul von digital scaleUp solutions ist genau für diesen Einsatz gebaut: Kommen und Gehen, Projektzeiten je Auftrag, Stundennachweise und die mobile Erfassung am Handy für Monteure und Außendienst. Es ist Teil der All-in-One-Software für kleine und mittlere Unternehmen, nicht ein weiteres Inselsystem.

Projektzeiten je Auftrag: die Grundlage für Nachkalkulation

Die meisten Handwerksbetriebe kalkulieren ein Angebot einmal und schauen nie wieder hin. Ob der Auftrag am Ende Gewinn oder Verlust gebracht hat, weiß niemand genau. Dabei ist die Antwort einfach, sobald die Stunden je Auftrag vorliegen: Erfasste Zeit mal Stundensatz plus Material plus Auslagen, verglichen mit dem Angebot.

Mit Projektzeiten je Auftrag sehen Sie:

• welche Auftragsarten regelmäßig mehr Stunden brauchen als kalkuliert,
• welche Mitarbeiter oder Kolonnen auf welchen Baustellen wie lange gebunden sind,
• ob Fahrtzeiten und Nebenarbeiten in der Kalkulation überhaupt vorkommen,
• welche Kunden Nachträge erzeugen, die nie berechnet wurden.

In digital scaleUp solutions fließen die erfassten Zeiten in das Modul Finanzen und Controlling mit Berichten, Kostenstellen, Auslagen und Nachkalkulation je Auftrag. Daraus lernen Sie für das nächste Angebot. Wer drei Monate nachkalkuliert, kalkuliert im vierten Monat anders.

Übergabe in die Abrechnung: ohne Abtippen zu sevDesk oder lexoffice

Die eigentliche Ersparnis entsteht nicht bei der Erfassung, sondern danach. Erfasste Zeiten, Auslagen und Leistungen gehen aus digital scaleUp solutions ohne Abtippen an sevDesk oder lexoffice. Dort entsteht die Rechnung in dem Programm, das Ihr Steuerberater ohnehin kennt. Bankumsätze lassen sich per finAPI abgleichen, sodass offene Rechnungen und Zahlungseingänge zusammenfinden.

Bewusst enthält scaleUp kein eigenes Rechnungsprogramm. Ein zweites Rechnungssystem neben der Buchhaltung erzeugt doppelte Stammdaten, zwei Nummernkreise und Abstimmungsarbeit, die niemand will. Wie der Ablauf im Einzelnen aussieht, beschreibt der Beitrag Vom Stundenzettel zur Rechnung: Zeiterfassung mit sevDesk und lexoffice verbinden.

Zeiterfassung ist ein Baustein, kein Inselsystem

Eine reine Zeiterfassung löst ein Problem und schafft ein neues: eine weitere App mit eigenem Login, eigener Kundenliste und eigener Exportdatei. Im Handwerk hängen die Abläufe aber zusammen. Der Auftrag entsteht aus einer Anfrage, die Anfrage aus einem Kontakt, und die Stunden des Monteurs sind ohne Urlaubsplan und Krankmeldung nicht vollständig.

Deshalb lohnt sich der Blick auf das Ganze:

• Urlaub und Abwesenheit. Anträge mit Genehmigung, Resturlaub, Krankmeldungen und ein Jahreskalender ergänzen die Arbeitszeit um die Fehlzeiten. Mehr dazu im Beitrag Urlaubsplanung Software.
• Aufgaben und Checklisten. Wartung, Abnahme und Übergabe als abhakbare, dokumentierte Checkliste. Siehe Digitale Checklisten und Prüfprotokolle.
• Ticketsystem. Anfragen aus E-Mail, Formular und Telefon landen in einer Warteschlange mit Regeln, Gruppen und Fristen. Beschrieben in Ticketsystem für kleine Teams.
• CRM und Kundenakte. Kontakte, Firmen, Deals und die Pipeline, die den tatsächlichen Prozessschritt abbildet. Einstieg im Beitrag CRM für kleine Unternehmen.
• Automatisierung. Regelbasierte Workflows über alle Module, Webhooks, API und n8n-Anbindung, damit Routine ohne Zuruf läuft.

Warum ein System statt fünf im Alltag gewinnt, erklärt der Beitrag All-in-One-Software für KMU.

Datenschutz: Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten

Wer Arbeitszeiten digital erfasst, verarbeitet personenbezogene Daten seiner Beschäftigten. Dafür gelten einige klare Regeln:

• Mit dem Softwareanbieter ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zu schließen.
• Die Daten sollten in Deutschland oder zumindest in der EU gehostet werden. Ein Drittlandtransfer, etwa auf Server außerhalb der EU, braucht eine eigene Rechtsgrundlage und zusätzliche Garantien, die im Alltag schwer zu belegen sind.
• Die Beschäftigten sind über Zweck, Umfang und Speicherdauer zu informieren. Besteht ein Betriebsrat, hat er bei der Ausgestaltung des Systems mitzubestimmen.
• Der Zugriff auf die Zeiten sollte nach Rolle geregelt sein: Der Monteur sieht seine Zeiten, die Bauleitung ihre Kolonne, das Büro alles.

digital scaleUp solutions wird in Deutschland gehostet, ist eine Eigenentwicklung aus Berlin und DSGVO-konform ausgelegt. Wie Sie das bei der Auswahl generell prüfen, zeigt der Beitrag DSGVO-konforme CRM-Software.

Einführung im Betrieb: so gelingt der Umstieg

Die Technik ist der kleinere Teil. Entscheidend ist, dass die Mannschaft mitzieht. Bewährt hat sich dieser Ablauf:

1. Aufträge und Kunden anlegen. Ohne saubere Auftragsliste kann niemand Zeiten zuordnen. Übernehmen Sie die laufenden Aufträge, bevor der erste Monteur die App öffnet.
2. Regeln festlegen. Wann beginnt die Arbeitszeit, ab dem Betrieb oder ab der Baustelle? Wie werden Fahrtzeiten erfasst? Was gilt als Pause? Diese Fragen entscheidet der Betrieb, nicht die Software.
3. Mit einer Kolonne starten. Zwei Wochen mit einem Team, danach Feedback einholen und Regeln anpassen.
4. Papier abschaffen. Sobald die zweite Kolonne läuft, gibt es keine Zettel mehr. Parallelbetrieb erzeugt nur doppelte Arbeit.
5. Stundennachweise nutzen. Zeigen Sie dem Team, was mit den Daten passiert: Nachweis für den Kunden, Nachkalkulation, schnellere Rechnung. Wer den Nutzen sieht, erfasst zuverlässiger.

Eine ausführliche Vorgehensweise für die Einführung einer Kundensoftware, die sich auf die Zeiterfassung übertragen lässt, finden Sie in der Checkliste zur CRM-Einführung.

Was kostet Zeiterfassung im Handwerk

digital scaleUp solutions gibt es in drei Stufen: Starter für 49 Euro im Monat bis 5 Benutzer, Business für 129 Euro im Monat bis 25 Benutzer und Enterprise mit individuellem Preis. Die Zeiterfassung ist dabei kein Zusatzmodul, sondern Teil des Pakets, genauso wie CRM, Ticketsystem, Urlaub und Abwesenheit, Dokumente mit E-Signatur, Termine und Buchung, Telefonie und Nachrichten sowie Automatisierung. Alle Details und Preise stehen auf der Produktseite. Wie sich Softwarekosten insgesamt einordnen lassen, erklärt der Beitrag CRM-Software Kosten.

Häufige Fragen

Ist Zeiterfassung im Handwerk gesetzlich Pflicht?

Ja. Der EuGH (14.05.2019, C-55/18) und das BAG (13.09.2022, 1 ABR 22/21) verpflichten Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit systematisch zu erfassen. Eine gesetzliche Detailregelung zur Form steht noch aus, die Pflicht selbst gilt schon jetzt. Für das Baugewerbe kommt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz hinzu.

Reicht ein Stundenzettel auf Papier?

Rechtlich ist Papier nicht ausgeschlossen. Das System muss aber objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Nachträglich ausgefüllte Wochenzettel erfüllen das nur schwer. Praktisch scheitert Papier an Nachträgen, Lesbarkeit und dem Abtippen ins Büro.

Müssen Fahrtzeiten erfasst werden?

Fahrten vom Betrieb zur Baustelle und zwischen Baustellen zählen in der Regel als Arbeitszeit. Ob die Fahrt von zu Hause direkt zur ersten Baustelle Arbeitszeit ist, hängt von Anordnung, Tarifvertrag und Einzelfall ab. Erfassen Sie Fahrtzeiten deshalb getrennt, damit Sie sie später korrekt zuordnen und gegenüber dem Kunden nachweisen können.

Darf ich die Erfassung an die Mitarbeiter delegieren?

Ja. Die Beschäftigten dürfen ihre Zeiten selbst erfassen, etwa per App am Handy. Der Arbeitgeber bleibt aber verantwortlich für das System, die Vollständigkeit und die Kontrolle. Stichproben und Freigaben durch die Bauleitung sind deshalb sinnvoll.

Wie lange muss ich Arbeitszeitnachweise aufbewahren?

Nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz und § 17 Mindestlohngesetz mindestens zwei Jahre. Für Lohnunterlagen gelten längere Fristen aus dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Klären Sie die Aufbewahrung mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie alte Zettel entsorgen.

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Sie können digital scaleUp solutions 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte und mit allen Modulen. Wenn Sie vorher besprechen möchten, wie die Zeiterfassung zu Ihren Abläufen auf der Baustelle passt, vereinbaren Sie einen Beratungstermin. Antworten auf weitere Fragen finden Sie in den FAQ oder über das Kontaktformular.