Ratgeber

Elektronische Unterschrift: Aufträge ohne Drucker abschließen

16. September 2026·9 Min. Lesezeit·digitalWAS solutions

Eine elektronische Unterschrift unter dem Auftrag ersetzt den Weg über Drucker, Scanner und Briefkasten: Sie senden Angebot oder Auftragsbestätigung als Link, der Kunde liest am Handy, unterschreibt dort, und das signierte Dokument liegt in Ihrer Ablage. Für den Großteil des Geschäftsalltags reicht dafür die einfache elektronische Signatur nach eIDAS, weil Aufträge, Angebote und Auftragsbestätigungen keiner gesetzlichen Form unterliegen. Dieser Artikel erklärt die drei Signaturstufen, zeigt, wo Schriftform gilt und die qualifizierte Signatur nötig ist, und beschreibt den Ablauf vom Angebot bis zur Unterschrift am Handy, inklusive Ablage mit Rechten je Team.

Drei Stufen nach eIDAS

Die Verordnung (EU) Nr. 910/2014, kurz eIDAS, gilt seit 2016 unmittelbar in allen Mitgliedstaaten und unterscheidet drei Stufen elektronischer Signaturen. Die Änderungsverordnung (EU) 2024/1183 ergänzt sie um die europäische digitale Identitätsbrieftasche; die drei Stufen bleiben bestehen. Was folgt, ist eine Einordnung für den Betriebsalltag und keine Rechtsberatung.

Einfache elektronische Signatur

Nach Art. 3 Nr. 10 eIDAS sind das Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Das umfasst die auf dem Handy gezeichnete Unterschrift, das Anklicken einer Schaltfläche „Verbindlich beauftragen" oder den getippten Namen unter einer E-Mail. Die Verordnung stellt in Art. 25 Abs. 1 klar, dass einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden dürfen, weil sie elektronisch vorliegt oder nicht die Anforderungen der qualifizierten Stufe erfüllt.

Fortgeschrittene elektronische Signatur

Die fortgeschrittene Signatur muss nach Art. 26 eIDAS vier Anforderungen erfüllen: Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung, wird mit Mitteln erstellt, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann, und ist so mit den Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung erkennbar ist. Technisch wird das meist über Zertifikate und kryptografische Verfahren umgesetzt.

Qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte Signatur ist eine fortgeschrittene Signatur, die mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt wird und auf einem qualifizierten Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters beruht (Art. 3 Nr. 12 eIDAS). Nur sie hat nach Art. 25 Abs. 2 eIDAS die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. In Deutschland ersetzt sie nach § 126a BGB die gesetzliche Schriftform, soweit das Gesetz nichts anderes bestimmt. Vor der Ausstellung des Zertifikats wird die Identität geprüft, etwa mit Ausweis und Videoident.

Übersicht

Stufe	Rechtsgrundlage	Typischer Einsatz	Ersetzt gesetzliche Schriftform?
Einfach	Art. 3 Nr. 10, Art. 25 Abs. 1 eIDAS	Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Abnahmen, Protokolle	Nein, bei formfreien Vorgängen aber nicht nötig
Fortgeschritten	Art. 26 eIDAS	Verträge mit höherem Beweisbedarf, interne Freigaben	Nein
Qualifiziert	Art. 3 Nr. 12, Art. 25 Abs. 2 eIDAS, § 126a BGB	Vorgänge mit gesetzlicher Schriftform, soweit elektronische Form nicht ausgeschlossen	Ja

Wann die einfache Signatur reicht und wo Schriftform gilt

Formfrei: der Großteil des Geschäftsalltags

Das deutsche Recht kennt Vertragsfreiheit auch bei der Form. Ein Werkvertrag über eine Heizungsinstallation, ein Dienstleistungsauftrag für IT-Wartung, ein Kaufvertrag über Ware, ein Beratungsauftrag: Alle kommen ohne besondere Form zustande, auch mündlich. Die Unterschrift dient hier nicht der Wirksamkeit, sondern dem Beweis, dass beide Seiten sich auf genau diesen Inhalt geeinigt haben. Für diesen Zweck reicht die einfache elektronische Signatur, wenn nachvollziehbar dokumentiert ist, wer wann welches Dokument bestätigt hat.

Typische Vorgänge, für die die einfache Signatur im Alltag genügt:

Angebot annehmen und Auftrag erteilen
Auftragsbestätigung digital gegenzeichnen
Abnahmeprotokoll nach Fertigstellung
Leistungsnachweis oder Stundenzettel beim Kunden
Wartungsvertrag oder Servicevereinbarung ohne gesetzliche Formvorschrift
Interne Freigaben, Checklisten, Nachweise über Unterweisungen

Gesetzliche Schriftform

Für einige Vorgänge schreibt das Gesetz die Schriftform nach § 126 BGB vor, also eine eigenhändige Unterschrift auf Papier. Hier hilft nur die qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB, und auch die nur, wenn das Gesetz die elektronische Form nicht ausdrücklich ausschließt. Beispiele:

Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB) schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Hier bleibt es bei Papier.
Die Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB) schließt die elektronische Form ebenfalls aus.
Die Befristung eines Arbeitsvertrags (§ 14 Abs. 4 TzBfG) verlangt Schriftform; nur die qualifizierte Signatur kann sie ersetzen.
Verbraucherdarlehensverträge (§ 492 BGB) verlangen Schriftform.

Diese Liste ist nicht abschließend. Im Zweifel klären Sie die Form eines konkreten Vertrags mit Ihrer Rechtsberatung.

Vereinbarte Schriftform

Viele Verträge enthalten eine Klausel, dass Änderungen der Schriftform bedürfen. Bei einer solchen gewillkürten Schriftform genügt nach § 127 Abs. 2 BGB im Zweifel die telekommunikative Übermittlung, also etwa eine E-Mail, sofern die Parteien nichts anderes wollen. Prüfen Sie Ihre eigenen AGB und Vertragsmuster: Wenn dort noch „schriftlich" steht, wo Sie eigentlich „in Textform" meinen, lohnt sich eine Anpassung, damit die elektronische Abwicklung nicht an der eigenen Klausel scheitert.

Beweiswert: Was vor Gericht zählt

Die Frage, die Unternehmer am häufigsten stellen, lautet: Hält das vor Gericht? Die Antwort hängt von der Stufe und von der Dokumentation ab.

Bei der qualifizierten Signatur gelten nach § 371a ZPO die Vorschriften über die Beweiskraft privater Urkunden entsprechend, und der Anschein der Echtheit kann nur durch Tatsachen erschüttert werden, die ernstliche Zweifel begründen. Bei einfacher und fortgeschrittener Signatur unterliegt das Dokument der freien Beweiswürdigung nach § 286 ZPO. Das Gericht bewertet dann, wie überzeugend Ihre Nachweise sind.

Genau hier entscheidet die Qualität der Software. Eine einfache Signatur ist deutlich mehr wert, wenn dazu gehört:

Zeitstempel für Zustellung, Öffnen und Unterschrift
Die Adresse, an die der Freigabelink verschickt wurde
Das Dokument in genau der Fassung, die unterschrieben wurde, unveränderbar abgelegt
Ein Protokoll, das diese Schritte zusammenfasst

Wer diese Punkte bei der Auswahl prüft, bekommt mit der einfachen Signatur eine Lösung, die für Aufträge, Auftragsbestätigungen und Abnahmen im Alltag trägt.

Ablauf: vom Angebot zur Unterschrift am Handy

So sieht der Weg in digital scaleUp solutions aus, wenn CRM, Dokumente und E-Signatur zusammenarbeiten:

Angebot vorbereiten. Der Deal steht in der Pipeline, die Kundendaten liegen in der Akte. Das Angebot erstellen Sie wie gewohnt und legen es in der Dokumentenablage ab.
Freigabelink senden. Statt eines Anhangs bekommt der Kunde einen Freigabelink nach außen. Er braucht dafür kein eigenes Benutzerkonto.
Lesen und unterschreiben. Der Kunde öffnet das Dokument im Browser, liest es und unterschreibt elektronisch, auch am Handy.
Ablage und Weitergabe. Das unterschriebene Dokument liegt in der Ablage mit Rechten je Team. Über die regelbasierten Workflows kann das Team informiert und der Deal in den nächsten Prozessschritt bewegt werden.
Weiterverarbeitung. Aus dem Auftrag werden Aufgaben, Checklisten und Zeiterfassung; erfasste Zeiten, Auslagen und Leistungen gehen später ohne Abtippen an sevDesk oder lexoffice.

Wer Angebote noch als Anhang verschickt, verliert an drei Stellen Zeit: beim Ausdrucken auf Kundenseite, beim Zurückscannen und beim Nachfassen, weil niemand weiß, ob das Angebot überhaupt geöffnet wurde. Der Freigabelink verkürzt alle drei Schritte auf einen.

Ablage mit Rechten je Team und Freigabelinks nach außen

Unterschriebene Dokumente sind nur dann etwas wert, wenn Sie sie wiederfinden und niemand Unbefugtes sie sieht. Zwei Funktionen sind dafür entscheidend.

Rechte je Team. Der Vertrieb sieht Angebote und Aufträge, die Montage sieht Abnahmeprotokolle, die Personalverwaltung sieht Unterweisungsnachweise, und niemand sieht mehr als nötig. In digital scaleUp solutions wird die Ablage mit Rechten je Team geführt. So bleibt der Arbeitsvertrag eines Kollegen für den Rest des Teams unsichtbar, während das Abnahmeprotokoll für Monteur und Innendienst zugänglich ist.

Freigabelinks nach außen. Kunden, Subunternehmer oder die Steuerberatung bekommen Zugriff auf genau ein Dokument, ohne Benutzerkonto. Das ist derselbe Mechanismus, der die Unterschrift am Handy möglich macht, und er eignet sich auch zum reinen Teilen, etwa für Pläne, Datenblätter oder Rechnungen.

Wie Sie Kundenakte und Dokumente zusammen organisieren, lesen Sie im Artikel Kundenverwaltung mit Kundenakte. Den Einstieg in die Pipeline, aus der das Angebot entsteht, beschreibt der Artikel CRM für kleine Unternehmen.

Datenschutz und Aufbewahrung

Bei der elektronischen Unterschrift werden personenbezogene Daten verarbeitet: Name, Kontaktdaten, Zeitstempel, das Dokument selbst. Der Anbieter der Software ist dabei Auftragsverarbeiter, sodass Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO benötigen. Prüfen Sie außerdem, ob Daten in Drittländer übertragen werden; beim Hosting in Deutschland, wie bei digital scaleUp solutions, stellt sich diese Frage nicht. Mehr zur Anbieterauswahl im Artikel DSGVO-konforme CRM-Software.

Für die Aufbewahrung gilt: Aufträge, Auftragsbestätigungen und Angebote, die zu einem Geschäft geführt haben, sind Handels- oder Geschäftsbriefe. Für sie gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB und § 147 AO, für Geschäftsbriefe in der Regel sechs Jahre, für Buchungsbelege länger. Eine digitale Ablage muss diese Fristen abbilden können und das Dokument in unveränderter Form vorhalten.

Einführung im Betrieb

Vorgänge sortieren: Welche Dokumente unterschreiben Kunden heute auf Papier, und welche davon sind formfrei?
Vorlagen anpassen: „schriftlich" durch „in Textform" ersetzen, wo Sie keine Schriftform brauchen.
Rechte je Team festlegen: Wer legt ab, wer sieht, wer gibt nach außen frei?
Mit einem Vorgang starten, etwa der Auftragsbestätigung, und nach vier Wochen prüfen, wie viele Kunden am Handy unterschrieben haben.
Die Weiterverarbeitung anschließen: Aus dem unterschriebenen Auftrag entstehen Checklisten, Zeiterfassung und die Übergabe an sevDesk oder lexoffice. Wie das zusammenhängt, zeigt der Artikel Von der Zeiterfassung zur Rechnung mit sevDesk und lexoffice.

Abnahmeprotokolle und Prüfprotokolle lassen sich mit Checklisten kombinieren, sodass der Kunde am Ende der Checkliste unterschreibt. Wie digitale Checklisten aufgebaut sind, beschreibt der Artikel Digitale Checklisten und Prüfprotokolle.

Häufige Fragen

Ist eine einfache elektronische Unterschrift rechtlich gültig?

Ja, für alle Vorgänge ohne gesetzliche Formvorschrift. Art. 25 Abs. 1 eIDAS stellt klar, dass ihr die Rechtswirkung nicht allein wegen der elektronischen Form abgesprochen werden darf. Vor Gericht unterliegt sie der freien Beweiswürdigung, weshalb die Dokumentation von Zustellung und Zeitpunkt wichtig ist.

Wann brauche ich die qualifizierte Signatur?

Wenn das Gesetz Schriftform vorschreibt und die elektronische Form nicht ausschließt, etwa bei der Befristung eines Arbeitsvertrags. Für Angebote, Aufträge und Auftragsbestätigungen ist sie nicht erforderlich. Für Vorgänge mit Schriftform wenden Sie sich an einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter.

Braucht der Kunde eine App oder ein Konto?

Nein. Der Kunde erhält einen Freigabelink, öffnet das Dokument im Browser und unterschreibt dort.

Was passiert mit dem Dokument nach der Unterschrift?

Es liegt in der Dokumentenablage von digital scaleUp solutions, mit Rechten je Team. Von dort geht der Auftrag weiter in Aufgaben, Zeiterfassung und Abrechnung.

Was kostet die E-Signatur für kleine Unternehmen?

Dokumente und E-Signatur sind Teil von digital scaleUp solutions. Starter kostet 49 Euro im Monat für bis zu 5 Benutzer, Business 129 Euro im Monat für bis zu 25 Benutzer, Enterprise wird individuell vereinbart. Weitere Antworten finden Sie in den FAQ oder über das Kontaktformular.

Jetzt ohne Drucker abschließen

Testen Sie digital scaleUp solutions 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte, und lassen Sie den nächsten Auftrag am Handy unterschreiben. Oder Sie vereinbaren einen Beratungstermin, in dem wir Ihre Vorgänge auf Formvorschriften und Ablauf durchgehen.